Должностные инструкции(И что в них должно быть написано)

Скачать файл "Должностные инструкции"
Трудовое законодательство РФ предусматривает различные документы, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем. Всем известно, что при приеме на работу заключается трудовой договор, что работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и т.п. Однако в трудовом законодательстве не упоминается о должностной инструкции.

Между тем это важнейший документ, призванный выполнять различные функции и оказывающий огромное влияние на трудовые отношения. И потому каждому работнику надо иметь представление о том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна, что в ней должно быть написано (а что - не должно) и как она отражается на трудовых отношениях.


ПОНЯТИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ


Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности. Во многих организациях существует разделение: для должностей руководителей, специалистов и служащих разрабатываются должностные инструкции, а для должностей рабочих - рабочие инструкции. Это чисто технический вопрос: как ни назови данные документы, их суть и назначение не меняются. Далее для всех таких документов в статье будет использоваться общее наименование - должностные инструкции.

Как уже отмечалось, Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций. На эту тему есть лишь несколько писем Федеральной службы по труду и занятости (Роструд), которые, несмотря на их официальный характер, не являются нормативными документами и могут применяться лишь в качестве рекомендаций. Но к данным рекомендациям Роструда стоит прислушаться.

Несмотря на то, что законодательство не устанавливает обязанность работодателей иметь должностные инструкции для персонала и, следовательно, какая-либо ответственность за отсутствие должностных инструкций не предусмотрена, почти все работодатели предпочитают все же использовать должностные инструкции. Их отсутствие может породить различные неблагоприятные последствия. Например, при отсутствии инструкции, четко регламентирующей права, обязанности и ответственность работника, работодатель может необоснованно привлечь его к дисциплинарной ответственности за действия (бездействие), которые, по мнению работодателя, являются нарушением трудовой дисциплины, но фактически это никакими документами не предусмотрено. Тем самым работодатель нарушит трудовые права работника и, возможно, “нарвется” на судебные разбирательства, административную ответственность и т.п.

Но самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:


- устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

- установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

- объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

- разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.


В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

В своем письме от 9.08.2007 № 3042-6-0 Роструд рекомендует работодателям разрабатывать и утверждать должностные инструкции на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании, в том числе на вакантные должности (что еще раз подчеркивает обезличенный характер инструкции). В таком случае человек, устраиваясь на работу по определенной должности, будет иметь полное представление о предстоящей работе, о составе его должностных обязанностей, о том, что надо знать и уметь для ее выполнения, за что он будет нести ответственность и т.д.

Если человека что-то не устраивает, он может своевременно отказаться от трудоустройства. В то же время работодатель, основываясь на квалификационных требованиях, установленных должностной инструкцией, сможет подбирать на определенную должность только подходящего по деловым качествам человека и обоснованно отказывать в приеме на работу тем претендентам, которые не отвечают предъявляемым требованиям. Данные примеры иллюстрируют еще одно предназначение должностных инструкций: служить инструментом для обеспечения баланса интересов сторон трудовых отношений.


СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ

Разработка и оформление должностной инструкции - прерогатива работодателя, поскольку организация трудового процесса, упорядочение трудовых отношений - в первую очередь в его интересах. При этом большое значение имеет форма должностной инструкции; другими словами, какой вид будет иметь данный документ, в каком качестве он будет выступать. От формы должностной инструкции зависит порядок принятия и введения этой инструкции в действие. Должностная инструкция может оформляться двумя способами (или в двух формах).

1. Должностная инструкция является приложением к трудовому договору. В этом случае она является неотъемлемой частью трудового договора и, следовательно, принимается при обоюдном согласии работника и работодателя и подписывается ими. При этом работодатель не может самостоятельно, в одностороннем порядке принять должностную инструкцию и установить в ней какие-либо условия.

Такой порядок вполне соответствует трудовому законодательству. Права и обязанности работника и другие вопросы, как правило, регулируемые должностными инструкциями, не входят в число обязательных условий трудового договора. Но в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). В частности - уточнение применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Кроме того, по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий колдоговора, соглашений.

По идее, такие дополнительные условия могут быть включены в основной текст трудового договора. Но это сделает договор чрезмерно “раздутым”, а его содержание - неудобным для восприятия. Намного удобнее включить эти вопросы в должностную инструкцию и оформить ее как отдельное приложение к трудовому договору, имеющее равную с ним юридическую силу, а в основном тексте договора сделать отсылку на должностную инструкцию, указав, что права, обязанности, ответственность работника и т.п. определяются в соответствии с приложением к трудовому договору. Один экземпляр должностной инструкции передается работнику вместе с экземпляром трудового договора, второй экземпляр остается у работодателя.

2. Должностная инструкция оформляется в виде отдельного, самостоятельного документа. В юридической практике существуют два различных мнения относительно данного вида документа. Одни специалисты полагают, что такая инструкция будет локальным нормативным актом работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями; другие считают, что это - правоприменительный акт, поскольку он касается конкретных работников. Автор разделяет первую точку зрения, поскольку, как уже отмечалось выше, должностная инструкция не привязана к личности конкретного работника, но тесно связана с должностью. На одинаковых должностях (то есть на основании одной должностной инструкции) могут трудиться множество работников; на одной и той же должности люди могут меняться (увольняться, переводиться, приниматься на работу вновь). Поэтому должностная инструкция нацелена на неопределенный круг лиц, и это - отличительный признак локального нормативного акта.

Работодатель, оформив должностную инструкцию в виде локального нормативного акта, самостоятельно утверждает ее. Подписывает ее, как правило, руководитель организации или уполномоченное им лицо.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить принимаемого под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, колдоговором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Под локальными нормативными актами в данной статье прежде всего имеется в виду именно должностная инструкция, поскольку ни один локальный нормативный акт не имеет столь тесной и непосредственной связи с трудовой деятельностью работника. Таким образом, если должностная инструкция оформлена в виде локального нормативного акта, работодатель знакомит с ней нового сотрудника под подпись. Подпись обычно предлагают ставить в конце самой инструкции либо на отдельном “листе ознакомления”, который подшивается к инструкции. В любом случае работодателю надо иметь доказательство, что он ознакомил работника с инструкцией; только после этого он может требовать от работника выполнения должностных обязанностей и привлекать его к ответственности за их невыполнение.


РАЗРАБОТКА И СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Как правило, разработкой должностных инструкций в организациях занимаются специалисты кадровых служб либо служб, занимающихся организацией труда. В немногочисленных организациях, не располагающих такими специалистами, разработкой этих документов могут заниматься руководители. Но без соответствующей подготовки составить качественную должностную инструкцию затруднительно, поэтому зачастую руководители таких организаций прибегают к помощи сторонних специалистов.

Должностная инструкция должна содержать только такие положения, которые связаны с деловыми качествами работника, необходимыми для выполнения работ по конкретной должности. Как указано в п. 10 постановления пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2, под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации) и личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

В должностной инструкции необходимо установить только требования, связанные с профессиональными навыками и квалификацией работника, занимающего данную должность. Несмотря на желание отдельных работодателей помимо прямых обязанностей, предусмотренных по должности, “навесить” на работника массу непрофильных, дополнительных обязанностей (вплоть до “сгоняй за пивом”), такие действия недопустимы и не имеют под собой оснований.

В письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 Роструд подчеркнул, что основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. Данный справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. В нем предусмотрены практически все должности руководителей, специалистов и служащих, а требования к каждой должности разбиты на три раздела: должностные обязанности, что должен знать работник и требования к квалификации.

При разработке инструкций для рабочих должностей за основу принимается Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30, который обязателен для применения на предприятиях и в организациях любых отраслей. Этот справочник предусматривает профессии рабочих; требования к каждой должности разбиты в нем на два раздела: “характеристика работ” и “должен знать”.

Отношения в сфере труда постоянно развиваются, в результате периодически возникает необходимость в новых профессиях и должностях, не предусмотренных справочниками. Такие ситуации сформировали определенную практику: федеральные органы исполнительной власти принимают нормативные акты, утверждающие квалификационные характеристики и требования к отдельным должностям. В качестве примера можно привести постановление Минтруда РФ от 27.11.1996 № 11 “Об утверждении квалификационной характеристики по должности “оценщик (эксперт по оценке имущества)”.

В случае если в организации нет должностной инструкции на определенную профессию или должность, работодателю будет проблематично требовать от работника что-либо сверх того, что изложено в положениях упомянутых двух справочников и других нормативных документов, содержащих квалификационные характеристики для отдельных должностей.

Требования к должностям, содержащиеся в перечисленных нормативных документах, являются общими. Они могут не отражать специфики выполнения работ в конкретных организациях, особенностей производства, региональных особенностей и других факторов. Поэтому при разработке должностных инструкций работодатель может расширить и дополнить требования квалификационных справочников и иных нормативных документов. То есть предъявить к работнику, занимающему определенную должность, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора - либо в силу прямого предписания в федеральном законе (например, наличие российского гражданства для госслужащих), либо необходимые в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям из-за специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).

При разработке должностной инструкции, как и в трудовых отношениях в целом, не допускается установление для работников ограничений либо преимуществ, зависящих от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям. А также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Подобные ограничения или предпочтения являются дискриминационными и прямо запрещены ст. 3 ТК РФ.

Поскольку, как уже отмечалось, никаких требований к содержанию должностной инструкции законодательством РФ не предусмотрено, работодатели вправе самостоятельно, на свое усмотрение (но с учетом требований квалификационных справочников) определять ее структуру и содержание. Для упорядочения процедуры разработки должностных инструкций многие организации вводят соответствующие локальные нормативные акты, такие как положения о порядке составления должностных инструкций. В других организациях утверждаются единые (или типовые) формы должностной инструкции. Такие меры призваны установить единые требования к содержанию и оформлению должностных инструкций, упростить исполнителям задачу по их разработке.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих основных разделов.

1. Общие положения. Закрепляются квалификационные требования к лицу, занимающему данную должность: уровень образования, необходимый стаж работы, наличие специальных знаний, обладание определенными навыками и т.п. Перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), которые работник должен знать и руководствоваться которыми в своей деятельности. Здесь же может устанавливаться подчиненность работника определенному руководителю и (если должность руководящая) подчиненность других работников данному работнику. Кроме того, здесь могут устанавливаться условия временного замещения работника в период его отсутствия, а также условия замещения им других работников (если это входит в его обязанности).

2. Должностные обязанности. Закрепляются должностные обязанности работника, подробно расписывается, что он должен делать. Помимо обязанностей, предусмотренных ЕТКС или КСД, связанных со спецификой работы на данной должности, здесь могут также устанавливаться общие для всех работников обязанности: соблюдать трудовое законодательство, соблюдать нормы служебного общения, субординацию и т.п.

3. Права. Закрепляются права, которыми наделяется работник для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей. Могут быть указаны права работника, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами (приостанавливать работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.). Нужно учитывать, что право - это мера возможного поведения работника, и он самостоятельно определяет, использовать свое право или нет. Некоторые работодатели умудряются вписать в должностные инструкции пункт о том, что за неиспользование своих прав работник несет ответственность, что совершенно необоснованно.

4. Ответственность. Закрепляется сфера ответственности работника, устанавливается, за что он отвечает. Указываются меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Конечно, приведенный перечень разделов - примерный. Должностные инструкции могут иметь другой состав разделов.


ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ

Поскольку трудовые отношения под влиянием различных факторов постоянно изменяются, должностные инструкции также не могут в течение длительного времени оставаться неизменными. В большинстве случаев необходимость их изменения или дополнения является объективной и связана с изменениями в нормативных актах, в процессе производства продукции и в организации труда, с применением работодателем новых технологий, программных продуктов, с необходимостью перераспределить обязанности между работниками и т.п. Например, принят новый закон, регулирующий отношения в сфере транспорта. В этом случае в должностные инструкции руководителей транспортных подразделений потребуется внести дополнение в части того, что они в своей деятельности руководствуются данным законом и должны его знать. Или при замене старого производственного оборудования на новое, более совершенное, потребуется внесение изменений в должностные инструкции работников, обслуживающих данное оборудование, в части того, что они должны знать его устройство, схемы обслуживания, спецификации и т.п.

В то же время распространены случаи недобросовестного поведения работодателей, стремящихся вменить работнику дополнительные обязанности в целях, например, экономии оплаты труда. Такие работодатели действуют по подобной схеме: “Сокращу слесаря, а его обязанности повешу на электрика”. При этом в должностную инструкцию работника вносятся необходимые работодателю изменения и дополнения, а затем работника вынуждают с этим согласиться (“не согласишься - уволим, за что - найдем”). По сути, в подобных случаях имеет место поручение дополнительной работы, которая должна оплачиваться отдельно и может быть поручена работнику только с его согласия (см. “Дополнительная работа”. “Солидарность” №№ 14 - 15, 2010). Но это - дополнительные затраты для работодателя.

Отсутствие надлежащей нормативной правовой базы для разработки и применения должностных инструкций вносит в ситуацию неопределенность и зачастую позволяет работодателю “мухлевать” с этими инструкциями - при попустительстве работников и пользуясь их неграмотностью. Но на основании имеющихся в трудовом законодательстве правовых норм автор настоящей статьи придерживается следующей позиции относительно внесения в должностную инструкцию изменений и дополнений.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов, в первую очередь - от формы инструкции: является ли она самостоятельным локальным нормативным актом или же приложением к трудовому договору.

Если должностная инструкция - приложение к трудовому договору, то внести в нее изменения или дополнения работодатель может только по согласованию с работником. Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 рекомендовал в таких случаях одновременно вносить изменения в трудовой договор и должностную инструкцию и оформлять эти изменения дополнительным соглашением к трудовому договору. Исключения составляют случаи, когда вносимые в должностную инструкцию изменения и дополнения связаны с изменением организационных и технологических условий труда, что делает невозможным сохранение существующих условий трудового договора, - но только при условии, что изменения никак не влияют на закрепленную в трудовом договоре трудовую функцию работника (см. ст. 74 ТК РФ). В таких случаях работодатель имеет возможность изменить условия трудового договора без согласия работника, но с соблюдением предусмотренных ст. 74 ТК РФ процедур. В связи с этим необходимо разъяснить, что такое трудовая функция.

Определение трудовой функции содержится в ст. 15 ТК РФ, а также в ч. 2 ст. 57 ТК РФ: это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Представляется, что содержание должностной инструкции в части предусмотренных ею должностных обязанностей - это и есть “конкретный вид поручаемой работнику работы”. Именно этот показатель наиболее полно характеризует виды работ, которые должен выполнять работник. Законодатель не зря предусмотрел в ст. 57 ТК РФ норму о том, что трудовая функция является обязательным условием трудового договора. Любое изменение трудовой функции (независимо от того, постоянное оно или временное) согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ является переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника (кроме случаев, предусмотренных ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). Указанные нормы ТК направлены на защиту интересов работников, ограждение их от произвола работодателей, от попыток необоснованно вменить в обязанности работникам то, чего они делать не должны.

Таким образом, если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то работодатель может внести в нее изменения или дополнения:

- либо по согласованию с работником;

- либо без согласия работника, в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, что возможно только в определенных случаях, с соблюдением установленных процедур (предупреждение работника за два месяца до введения измененных положений инструкции и т.д.) и только при условии, если трудовая функция работника остается неизменной. В таком порядке работодатель может внести изменения, касающиеся, например, подчиненности и взаимозаменяемости работника, квалификационных требований к нему, наделить работника дополнительными правами и т.п. Но вменить работнику дополнительные обязанности, то есть изменить его трудовую функцию, работодатель может только с письменного согласия работника.

Если должностная инструкция является самостоятельным локальным нормативным актом, то работодатель вправе внести в нее изменения без согласия работника. В таком случае работодатель утверждает измененную или дополненную редакцию инструкции, вводит ее в действие приказом и знакомит с нею работника под подпись. Но, как и в рассмотренном выше случае, одностороннее внесение работодателем изменений или дополнений в должностную инструкцию работника, если такие изменения затрагивают трудовую функцию, допускается только с письменного согласия работника.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Необходимо отметить, что как при разработке должностной инструкции, так и при внесении в нее изменений и дополнений законодательство не предусматривает участия представителей работников в данном процессе. Не установлена обязанность работодателя согласовывать должностную инструкцию с профсоюзным органом либо учитывать его мнение при утверждении или изменении (дополнении) инструкции. Но, учитывая важность должностной инструкции, а также существенность возможных злоупотреблений работодателя при внесении в нее изменений и дополнений, и исходя из принципа свободы договора, профсоюзным организациям следует добиваться закрепления в колдоговорах механизмов, позволяющих профсоюзам контролировать введение в действие, изменение и дополнение должностных инструкций. Также нужно пытаться закрепить в колдоговоре положения, ограничивающие работодателя в части включения в должностную инструкцию работника обязанностей, не связанных с профилем его работы, не предусмотренных квалификационными справочниками и т.п. В таком случае, даже если должностная инструкция является локальным нормативным актом и не требует согласования с работником, ее положения, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями колдоговора, в силу ч. 4 ст. 8 ТК РФ не подлежат применению.

Отсутствие системного правового регулирования вопросов, связанных с должностными инструкциями, вызывает по меньшей мере недоумение. Такая ситуация порождает многочисленные конфликты и споры по поводу введения или изменения должностных инструкций, создает почву для сверхэксплуатации и нарушений работодателями интересов работников в сфере труда. Поэтому представляется необходимым скорейшее создание соответствующей нормативной базы.